Las reglas del trabajo construidas durante muchos años, deberán modificarse con el tiempo. En la entrada anterior, Un nuevo tipo de condiciones de trabajo (ver acá) presentamos este tema y acá lo ampliamos.
La obligación de un sitio físico y su relación con la creación de valor para el cliente y mercado, va perdiendo vigencia con los trabajadores del conocimiento.
Muchas empresas han adoptado ya el trabajo a distancia como forma normal de operación. Es posible que cuando iniciaron con el esquema, la razón fuera economizar en el cada vez más costoso espacio de oficinas. Alguna empresas comenzaron por sus fuerzas de ventas. Su productividad se da frente al cliente, no sentados en una oficina. Por lo tanto, suprimir ese espacio y maximizar el tiempo frente al cliente, fue una decisión fácil. Luego lo ampliaron a otros trabajadores del conocimiento con buenos resultados.
Para que el esquema de trabajo a distancia opere bien, requiere construir otro tipo de costumbres, desarrollar buenos niveles de confianza en los colaboradores, proveer los recursos tecnológicos que sean necesarios y adoptar esquemas de supervisión diferentes.
Tal vez la barrera más difícil para superar en la pequeña empresa sea el tema de confianza. Muchos líderes sólo conciben la supervisión como algo que necesariamente se debe hacer cara a cara, y de viva voz.
La tecnología es el facilitador detrás del trabajo a distancia. El acceso a esta es cada vez más simple, económico y conveniente. Aprovecharla tiene grandes beneficios. Adquirirla y sacarle jugo es fácil.
Mayor relevancia, para el éxito de los nuevos y nacientes esquemas de trabajo, tendrá combinar la necesidad de resultados y el manejo del miedo a perder el control, con el creciente deseo de las personas de contribuir en el lugar y horario que más les agrade. El requisito de un horario deberá ajustarse y flexibilizarse.
Tendrá más importancia que nunca, la precisa definición de resultados esperados, incluyendo la exigencia del momento y lugar para entregarlos, con esquemas, también correctamente establecidos, en relación con reportes de avance periódicos.
Podría pensarse que la forma como este esquema se arraigará en la pequeña empresa, será una combinación de horario no estricto, con algunas horas y días definidos, cuando se requiera presencia física en un lugar convenido.
Como de todos modos los líderes siguen siendo responsables por los resultados que se esperan de ellos, cobra mucha importancia establecer y hacer cumplir algunas reglas.
La primera es, como no importará a qué hora o dónde se haga un trabajo, definir siempre donde y en qué forma se deberá entregar, y establecer la fecha y hora para hacerlo.
La segunda es, sin importar el esquema de trabajo que se adopte, siempre considerar y tener presente que atender las necesidades del cliente es la razón central de una empresa.
Siempre debe haber alguien disponible para atenderlo en los horarios que la empresa ofrece hacerlo.
Si la atención es de tipo virtual (teléfono, correo, etc.), no importa dónde esté la persona que lo atiende. Importa su disponibilidad en el horario previsto.
Si la atención es cara a cara, el colaborador encargado debe estar en el sitio físico establecido durante el horario determinado.
Una tercera regla al establecer reglas del trabajo flexible, es considerar las necesidades de la empresa.
Para operar en forma fluida, toda organización requiere y se beneficia al celebrar algunas reuniones.
Algunas pueden ser virtuales. Para estas, sólo se requiere cumplir un horario.
En ocasiones son más productivas las reuniones presenciales. Permiten construir relaciones de confianza entre las personas y facilitan que la cultura de la empresa se extienda y sea adoptada por todos. Quienes trabajen en forma remota deben estar disponibles y hacerse presentes para estas reuniones.
Cada colaborador, sin importar dónde y a qué hora trabaja, debe cumplir con los requisitos de reportes e información, en los formatos y momentos de entrega que la empresa establece.
Jefes y colaboradores deberán entender que es indispensable un nuevo tipo de tolerancia, donde lo que prima es el cumplimiento de unos objetivos compartidos. Nada más.
El acuerdo social actual típico es: “espero su total disponibilidad, los días laborales en estas horas.”
En el futuro, este acuerdo podría ser: “entrégueme esto para tal día y hora. Qué haga en el intermedio, no es asunto que sea relevante.”
De todos modos, el control permanente del líder en estas nuevas formas de trabajo muy flexibles sigue siendo importante. Debe incluir determinar oportunamente cuando hay demasiada flexibilidad, se está perdiendo el control y no se está logrando toda la productividad esperada del grupo de personas a su cargo, para tomar los correctivos necesarios.
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